Мотивация: поэтапное планирование и результат

Подробности

Опубликовано 28.02.2015 09:22

Мотивация на работу в Казахстане

В обязанности менеджера любого уровня входит определенный круг обязанностей, которые просто необходимо выполнять. После планирования своего трудового времени приходится отвлекаться на звонки, переговоры, постоянные вопросы коллег и подчиненных, появляются новые задачи. И к концу дня понятно, что все спланированные задачи не выполнены, а работы стало больше. И появляется чувство, что невозможно планировать и выполнять задачи строго по поставленному плану, вокруг царит беспорядок. Как же восстановить поэтапное выполнение поставленных задач? Есть выход: существует программа, которая поможет осуществить желаемое, и она состоит из 10 правил.

Поставьте запрет на новые поручения

Если вы поставили себе план мероприятий на день, то не стоит уходить от этого плана, все вновь поступившие задачи фиксируйте, и по мере необходимости решайте сами или перенаправьте их на выполнение подчиненному. Но бывает и так, что количество поставленных целей увеличивается, их нельзя отложить и перенаправить на другого менеджера. В этом случае рекомендуется обсудить эти поручения с руководством, и показать ваши приоритетные задачи.

Сделайте анализ заданий

В течение дня из разных служб поступает много поручений и заданий, и сохранить все это в памяти просто невозможно, и при этом все разложить поэтапно в уме - тоже не вариант. Поэтому, чтобы сделать все правильно и постепенно решить все задачи, необходимо спланировать, и прикрепить конкретные вопросы, которые нужно решить к конкретному сроку, то есть необходима визуализация, чтобы видеть картину или план работы на неделю. Можно оформить это как рисунок или списком, то есть сделать так, чтобы видеть всю картину в целом: сроки, задания, проблемы.

Распределите все задания по их значимости

После принятия и составления плана мероприятий, осталось выделить те, которые необходимо выполнить срочно или в ближайшее время. То есть, распределите все поставленные цели по мере их убывания. Это и будет главным планом к действию. Создавая такой план, задачи не имеют четкой привязанности по времени, это удобно, если вы находитесь постоянно в непредсказуемых ситуациях. Но визуальный план помогает решить, в каком порядке их выполнять.

Создавайте планы на основе гибкого графика

Все менеджеры знают, что план - это некий порядок, который необходим, чтобы смотреть и видеть, что будет завтра. Дополнение и исправление планов не займет много времени. Но иногда мы находимся в тех местах, где можно решить сразу несколько задач, поэтому этим тоже нельзя пренебрегать.

Устанавливайте возможные изменения по времени

Когда ваш трудовой день расписан по минутам, то всегда возможны не состыковки, поэтому придерживаясь строго временного расписания необходимо учесть, что иногда стоит и отдохнуть, сделать так называемую «зеленую зону». И тогда все задачи и проблемы будут решаться быстрей. Не стоит планировать решение заданий вплотную одну за другой. Это утомительно.

Ведите борьбу с тем, кто всячески вас отвлекает

Решить проблему на работе с отвлеканием от основного занятия можно, если использовать учет времени на решение вопросов: через электронную почту, по правилу «флажка» (от цвета флажка на столе, и понять: красный – сильно занят, зеленый - могу общаться), собирать все вопросы и обсуждать на следующий день на планерках и другие методы. Главное установить правила и выполнять, тогда все может решаться быстрей.

Группируйте задания по способам исполнения

Если это задание направлено на звонки клиентов, то соберите группу телефонных номеров и прозвоните всем и запишите результат, только после этого произведите действия направленные на решение этих результатов. Такая планомерная работа позволяет выполнять задачи в несколько раз эффективней.

Избавляйтесь от ненужного

Чтобы увеличить производительность работ в Казахстане, необходимо приводить уборку своего рабочего стола и рабочего инструмента - компьютера. Удаляйте все прочитанные письма из почты, файлы, лишние программы, записи и так далее.

Цените свое время

Все люди разные. Кто-то любит последовательность действий и ему легче ориентироваться в обществе, а кому-то свойственно учитывать свои личностные качества. Выбрать свой инструмент контроля над временем следует в индивидуальном порядке. Есть у некоторых потребность в ориентировании на план, а кому-то легче завести органайзер или секретаря.

Организовывайте и побуждайте себя к действиям

Организовывать себя и производить какие-то действия довольно сложно. Поэтому мотивация - это очень сложный процесс, но его надо пройти. К великому сожалению нет готовых способов и решений, как правильно это сделать. Но в то же время, возможно визуализация красочной и яркой жизни побудит вас не создавать вокруг себя хаос! Пусть цели и планы станут вашими помощниками, а визуализация поможет это все осуществить.